FAQ

Ja.

Als je ons kort vertelt:

• hoeveel gasten je verwacht
• wat voor type event het is
• welke locatie je gebruikt

kunnen we meestal snel een realistische prijsindicatie geven.

Zo weet je meteen of het binnen je budget past voordat we een volledige offerte maken.

Een AV offerte bestaat meestal uit drie onderdelen:

1. Apparatuur
Bijvoorbeeld geluidsinstallatie, microfoons, schermen, verlichting of livestream apparatuur.

2. Techniek en personeel
Technici voor opbouw, bediening tijdens het event en afbouw.

3. Logistiek
Transport, opbouw, testen en afbouw van alle apparatuur.

Een goede offerte laat deze onderdelen duidelijk zien zodat je precies weet waar de kosten vandaan komen.

Ja, vaak wel.

Bijvoorbeeld door:

• techniek slim te combineren
• apparatuur efficiënter te plaatsen
• bestaande techniek van een locatie te gebruiken
• onnodige apparatuur weg te laten

Wij denken altijd mee over de meest efficiënte technische oplossing, zodat je geen geld uitgeeft aan dingen die niet nodig zijn.

In de meeste offertes wel.

AV techniek moet worden:

• vervoerd naar de locatie
• opgebouwd
• getest vóór het event
• afgebouwd na afloop

Daarom zitten transport, opbouw en afbouw meestal in de prijs inbegrepen. Als dat anders is, staat het duidelijk in de offerte.

Meestal werken we met projectprijzen.

Dat betekent dat we kijken naar:

• de volledige technische setup
• het aantal eventdagen
• opbouw en afbouw
• benodigde crew

Zo krijg je één duidelijke totaalprijs voor het hele project.

Ja.

Als je vooraf een budget aangeeft, kunnen we:

• de techniek daarop afstemmen
• prioriteiten stellen
• alternatieve oplossingen voorstellen

Zo krijg je de beste technische oplossing binnen het beschikbare budget.

Ja, vaak wel.

Als apparatuur en technici beschikbaar zijn, kunnen we ook op korte termijn techniek leveren.

Bij spoedvragen proberen we altijd een oplossing te vinden. Hoe eerder je contact opneemt, hoe groter de kans dat alles nog geregeld kan worden.

React AV werkt door heel Nederland en buitenland.

Veel events vinden plaats in de regio:

• Haarlem
• Amsterdam
• Utrecht
• Den Haag
• Randstad

Maar we verzorgen regelmatig techniek voor events op andere locaties in Nederland.

Ja.

We beschikken over meerdere sets apparatuur en verschillende technische teams. Daardoor kunnen we meerdere events op dezelfde dag ondersteunen.

Voor grote producties reserveren we altijd een dedicated team zodat het event volledig begeleid wordt.

Dat hangt af van de grootte van het event.

Richtlijnen:

• kleine meeting of presentatie: 1 tot 2 uur
• middelgroot congres: 3 tot 6 uur
• grote productie met veel techniek: een halve tot hele dag

We plannen de opbouw altijd zo dat alle techniek ruim voor de start van het event getest is.

Ja, dat is juist een belangrijk onderdeel van ons werk.

We adviseren bijvoorbeeld over:

• de beste opstelling van het podium en schermen

• welke microfoons nodig zijn voor sprekers

• hoe presentaties goed zichtbaar zijn voor het hele publiek

• of livestream of hybride techniek nodig is

Zo zorgen we dat de techniek het programma ondersteunt in plaats van in de weg zit.

Bij grotere events doen we vaak een locatiebezoek of technische inspectie.

Tijdens zo’n bezoek bekijken we onder andere:

• de grootte en indeling van de zaal
• stroomvoorziening
• bestaande techniek in de locatie
• ruimte voor podium en schermen

Dit helpt om verrassingen tijdens de opbouw te voorkomen.

Ja.

Veel locaties hebben al basisapparatuur zoals:

• schermen

• geluidsinstallaties

• projectoren

Wij kunnen deze techniek gebruiken, uitbreiden of combineren met onze eigen apparatuur. Zo ontstaat een complete en betrouwbare technische setup.

Dat gebeurt regelmatig bij events.

Onze technici zijn gewend om snel te schakelen, bijvoorbeeld als:

• een presentatie last-minute wordt aangepast

• een spreker een andere laptop gebruikt

• er extra microfoons nodig zijn

• de volgorde van het programma verandert

We zorgen dat wijzigingen zo soepel mogelijk worden opgevangen zonder het event te verstoren.

De technicus bedient en controleert alle audiovisuele techniek tijdens het event.

Dat betekent onder andere:

• microfoons openen en sluiten voor sprekers

• presentaties op het juiste moment tonen

• video of livestream schakelen

• geluid en beeld controleren

Zo zorgen we dat sprekers zich volledig op hun verhaal kunnen focussen.

Ja.

Voor de start van het event testen we meestal:

• presentaties

• video’s

• laptops van sprekers

• microfoons en geluid

Dit voorkomt verrassingen tijdens het programma en zorgt dat alles soepel verloopt zodra het event begint.

Onze technici houden de apparatuur continu in de gaten.

Als er iets misgaat kunnen we vaak direct:

• een reserve microfoon gebruiken

• het geluid opnieuw instellen

• een andere microfoon aansluiten

Bij belangrijke events nemen we altijd backup apparatuur mee om problemen snel op te lossen.

Ja.

Bij belangrijke onderdelen nemen we vaak extra apparatuur mee, zoals:

• reserve microfoons

• extra kabels en adapters

• backup laptops of presentatiesystemen

Zo verkleinen we de kans dat een technisch probleem het event kan verstoren.

We kiezen schermen of projectie die passen bij:

• de afstand tot het publiek

• de grootte van de zaal

• de lichtomstandigheden

Bij grotere zalen gebruiken we vaak grote projectieschermen of LED-schermen, zodat ook gasten achterin de zaal de presentatie goed kunnen zien.

Uiteraard. Onze regiemedewerkers zijn bekwaam in complexe combinaties van geluidstechniek. Meerdere sporen van microfoons en andere bronnen worden gestuurd en geoptimaliseerd.

Ja.

We kunnen meerdere laptops aansluiten op het systeem.

Met een videomixer of presentatieswitch kunnen we eenvoudig wisselen tussen verschillende presentaties, bijvoorbeeld wanneer sprekers elkaar opvolgen.

Dat hangt af van het type presentatie.

Veelgebruikte opties zijn:

• headset microfoon – ideaal voor sprekers die vrij willen bewegen

• lavalier (dasspeld) microfoon – klein en bijna onzichtbaar

• handheld microfoon – geschikt voor interviews of Q&A

We adviseren altijd de microfoon die het beste past bij het programma en de spreker.

Ja.

Bij hybride events kunnen online deelnemers vaak:

• vragen insturen via een chat of Q&A tool

• deelnemen aan polls of interactie

• reageren tijdens presentaties

De moderator of host kan deze vragen vervolgens tijdens het programma behandelen.

Ja, meestal wel.

De livestream kan worden opgenomen in hoge kwaliteit, zodat je de opname later kunt:

• terugkijken

• delen met deelnemers

• gebruiken voor marketing of interne communicatie

Veel organisaties gebruiken deze opname ook als aftermovie of kennisdocumentatie.

Een stabiele livestream vraagt om een goede technische setup.

Wij zorgen onder andere voor:

• professionele streamingapparatuur

• een stabiele internetverbinding

• controle van beeld en geluid tijdens de uitzending

Bij belangrijke events gebruiken we vaak extra controle en backup oplossingen om storingen te voorkomen.

Dat hangt af van het type event.

Meestal gebruiken we:

• 1 camera voor een eenvoudige presentatie

• 2 tot 3 camera’s voor een congres of talkshow

• meerdere camera’s voor grotere producties

Met meerdere camera’s kunnen we afwisselen tussen sprekers, publiek en presentaties, wat de livestream veel professioneler maakt.

Ja.

Veel locaties hebben geen vaste audiovisuele techniek. In dat geval nemen wij alle benodigde apparatuur zelf mee, zoals:

• geluidsinstallatie

• microfoons

• schermen of projectie

• verlichting

• livestream apparatuur

Zo kan een ruimte toch volledig worden ingericht voor een professioneel evenement.

Dat komt vaak voor.

In dat geval kunnen we:

• de bestaande techniek gebruiken

• deze aanvullen met extra apparatuur

• of de techniek volledig overnemen en bedienen

We bekijken vooraf wat er aanwezig is en bepalen wat er nog nodig is voor het event.

Ja, als die geschikt is voor het evenement.

We controleren bijvoorbeeld:

• geluidskwaliteit
• aansluitingen voor presentaties
• schermen of projectie
• bedieningsmogelijkheden

Als de techniek goed is, kunnen we die gebruiken. Zo voorkomen we dubbele apparatuur en onnodige kosten.

Voor een congres zijn een paar basisvoorzieningen belangrijk:

• voldoende stroomvoorziening

• ruimte voor schermen en podium

• goede zichtlijnen voor het publiek

• stabiele internetverbinding bij livestreams

Tijdens een locatiecheck kijken we of alles aanwezig is en welke techniek eventueel extra nodig is.

De opbouw gebeurt meestal enkele uren vóór de start van het event. Montage is afhankelijk van de omvang van een uur tot hele dag.

Bij grotere evenementen beginnen we vaak:

• de dag ervoor

• of vroeg in de ochtend

Zo is er voldoende tijd om alles op te bouwen, te testen en eventuele presentaties vooraf te controleren.

Bij voorkeur wel.

Tijdens de opbouw plaatsen we bijvoorbeeld:

• speakers

• schermen

• podiumtechniek

• bekabeling

Een lege zaal maakt het werk veiliger en efficiënter. Zodra de techniek staat en getest is, kan de zaal weer worden ingericht voor het publiek.

Dat hangt af van de grootte van het event.

Bijvoorbeeld:

• kleine presentatie: 1 technicus

• middelgroot congres: 2 tot 4 technici

• grote producties: een compleet technisch team

We zorgen altijd dat er voldoende crew aanwezig is om het event soepel te laten verlopen.

Ja.

Na afloop van het event zorgen we voor:

• het uitschakelen van de apparatuur

• het demonteren van de techniek

• het veilig inpakken en vervoeren

Afhankelijk van het event gebeurt dit direct na afloop of de volgende dag.